KENAPA FIZIKAL INVENTORY TAK TALLY DENGAN GENERAL LEDGER (GL) ????

Assalamualaikum semua...

Tajuk kali ni memang perlu diketahui oleh semua Cost Controller atau sesiapa yang terlibat dalam bidang ini.

Saya akan tekankan kepada bidang F&B, walaubagaimanapun ianya juga terpakai untuk bidang2 yang lain.

Pada penutupan akaun bulanan, semua baki akaun akan dibawa untuk menghasilkan akaun Profit & Loss(P&L)/Akaun Untung Rugi. Bahagian Kos dan Perbelanjaan adalah yang terbesar di dalam keseluruhan P&L. Akaun Inventory/Stok ini akan terdapat pada BALANCE SHEET yang merekodkan asset inventory.

Baik, mari kita tengok istilahnya terlebih dahulu...

FIZIKAL INVENTORY - jumlah baki penutup atau closing inventory pada akaun penutup. Biasanya pada akhir setiap bulan. Tarikh akhir pengiraan memang tidak sama, bergantung kepada setiap organisasi (Hotel/F&B Outlet/dan lain2).

TALLY - bermaksud jumlah nilai/value Fizikal Inventory adalah bersamaan dengan apa yang direkodkan di dalam akaun (General Ledger/Lejar Am).

GENERAL LEDGER - Lejar Am, merupakan akaun umum yg padanya termasuk Akaun Inventory. Di sini ianya bermaksud samada inventory/stok makanan (Food Inventory) / minuman/beverage /General Items, atau Tobacco dan sebagainya.

Saya pendekkan dan terus kpd jawapan kepada tajuk di atas, kerana proses merekod ke dalam F&B sistem dan kemudian General Ledger itu agak panjang. Mungkin di post yang lain akan saya huraikan.....

FIZIKAL INVENTORY haruslah dibuat ke atas semua stok yang mempunyai kod perakaunan sebagai stok/inventory sahaja. 'Kod Perakaunan'/Account Code tersebut haruslah ditentukan pada awalnya semasa merekod 'item baru ke dalam F&B sistem.....Cluenya seperti di bawah:

1. Barang2 makanan/minuman/tobacco merupakan 'Revenue' atau saleable - oleh itu nilai yang berkurang merupakan kos. Namun perlu diingat ada sebahagian tertentu mungkin juga telah digunakan sebagai 'expenses/perbelanjaan seperti staff meal - Staff Cafe/Officer Check (OC)/Entertaiment/GM Expenses atau other expenses related seperti event tertentu yang perlu di charge kepada account code yang tepat dan dikeluarkan daripada akaun inventory/stok.

  Untuk Staff Cafe/Kantin - terdapat 2 cara berbeza, iaitu invois haruslah direkodkan samada sebagai inventory/stok atau terus sebagai staff meal. Cara terbaik adalah rekodkan sebagai inventory/stok dan pada penutupan akaun bulanan mestilah ditolak keluar kepada expenses staff meal. Pada post yang lain saya akan huraikan.

2. Barang2 lain yang mempunyai value yang tinggi memandangkan perlu penyimpanan stok yang banyak. General item seperti 'Guest Supplies' (tisu..etc.), Stationary & Printing (kertas A4/pen), Cleaning (Chemical), dan juga barang2 Engineering/maintenance seperti bulb/lampu/Diesel/petrol...etc.).....Pada penghujung bulan..perbezaan stok antara opening vs closing akan di charge sebagai expenses/perbelanjaan mengikut pengunaan ke dalam akaun tertentu.

Saya harap anda jelas tentang huraian tadi. Sekali lagi saya cuba pendekkan dan terus kepada jawapan tajuk kita pada kali ini.....apa tajuknya post kali ini...

KENAPA FIZIKAL INVENTORY TAK TALLY DENGAN GENERAL LEDGER (GL) ????

Ya..saat yang ditunggu telah tiba....Pada penutup akaun tahunan/Year End Closing...masa ni lah Pihak Auditor luar yang datang akan memeriksa perkara atau tajuk kita pada kali ini. Saya sudah banyak kali melalui perkara ini, maka itulah saya ingin berkongsi tips dan ilmu yang sedikit ini demi perkongsian bersama dengan anda semua yang berminat. Saya telah berkecimpung dalam bidang Cost Control Perhotelan/Resort selama 12 tahun. Maka dengar ini...kadang2..tidak semua lah...even Financial Controller/Finance Manager or Accountant pun kadangkala bengang juga kerana akhirnya akhirnya terpaksa melakukan AUDIT ADJUSTMENT pada setiap kali YEAR END CLOSING...

TIPSnya seperti berikut:

1. Pastikan jumlah nilai/value opening akaun inventory (F&B System) = dengan GL.

2. Pastikan jumlah nilai/value Purchases/Pembelian (F&B System) = dengan GL

3. Pastikan account code pada jumlah nilai/value Purchase/Pembelian kedua2nya sama.

4. Pastikan Setting/Treatment Akaun Staff Kantin/Cafe/ dibuat dengan cara yang betul. Maknanya, kalau pada awalnya sudah di charge sebagai direct expenses ke Staff Meal, maka janganlah pula dikira lagi sebagai fizikal inventory. Atau jika sebaliknya maka harus pada penutup akaun ditolak daripada inventory agar tidak dikira sebagai F&B kos.

5. Segala barang2 berkaitan yang dipindah/transfer daripada Outlet/Store ke Staff Canteen/GM/other Department atau lain2 event haruslah di entrykan atau di charge dalam F&B Sistem dan disertakan dalam Journal Voucher(JV) untuk rekod dalam GL.

6. Timely posting - maknanya kecilkan kemungkinan untuk lari daripada perkara ini. Timely posting atau merekod pada masa yang tepat amat penting. Kerana kadang2 terdapat Supplier menghantar barang dahulu sedangkan invois belum direkodkan kerana masalah2 tertentu seperti kehilangan invois/PO/PR atau mungkin penghantaran barang belum sempurna sepenuhnya seperti mengikut PO.

Akhir sekali....Perakaunan memang tugasnya untuk mengimbang atau balancing...maka sebarang adjustment pada akaun inventory memang akan sentiasa ada. Tapi mustahil angka balancing itu untuk mencecah ratusan ribu. Jika perkara ini berlaku maka No.5 di atas (Staff Kantin) adalah perkara yang dahulu anda perlu selesaikan.

JUMPA LAGI...